Inhoudsopgave
WELKE PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN WIJ?. 4
HOE LANG BEWAREN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS? . 4
Recht op rectificatie en aanvulling. 5
Recht op vergetelheid en verwijderen van gegevens. 5
Recht om de verwerking te beperken. 5
Recht op overdraagbaarheid van gegevens. 5
HOE BEVEILIGEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?. 6
HOE KOM JE MET ONS IN CONTACT?. 6
WIJZIGING VAN DE PRIVACYVERKLARING.. 7
WIE ZIJN WE?
Boa Vinda B.V. is een zorgorganisatie welke zich richt op dagbesteding voor mensen met dementie, niet-aangeboren hersenletsel (NAH), verstandelijke/lichamelijke beperkingen en zij die beperkingen ervaren door psychiatrische problemen. Iedereen vanaf 18 jaar is welkom op één van de twee dagbestedingslocaties, te weten in Spijkenisse of Hellevoetsluis.
Boa Vinda B.V. spant zich in om uw privacy te beschermen. De bescherming van persoonsgegevens is belangrijk voor ons en wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving, in het bijzonder de Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG). Deze privacyverklaring is van toepassing op de geautomatiseerde en de handmatige verwerking van persoonsgegevens door Boa Vinda B.V. Onder persoonsgegevens wordt verstaan informatie die direct of indirect met u in verband kan worden gebracht. In deze privacyverklaring informeren wij u over welke persoonsgegevens wij verwerken als verwerkingsverantwoordelijke, hoe wij deze verzamelen en voor welk(e) doel(en) wij deze kunnen gebruiken. Daarnaast informeren wij u over uw rechten als betrokkene.
DEFINITIES UIT DE AVG
In deze privacyverklaring gebruiken wij enkele termen uit de (U)AVG die voor u van belang zijn. Deze termen lichten wij hieronder toe:
Betrokkene: De betrokkene is de persoon op wie de verwerkte en/of de te verwerken persoonsgegevens betrekking hebben. Dit betekent dat de betrokkene de persoon is van wie de persoonsgegevens door Boa Vinda B.V. worden verwerkt. Voor Boa Vinda B.V. is bijvoorbeeld een betrokkene de cliënt die zich tot onze zorgorganisatie wendt met een zorgvraag.
Ontvanger: Een derde partij aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt en die de ontvangen persoonsgegevens voor eigen doeleinden verwerkt.
Persoonsgegevens: Alle informatie die iets direct of indirect vertelt over u als persoon (“de betrokkene”). Denk hierbij aan een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, maar ook bijvoorbeeld een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de identiteit van die persoon, zoals lengte, haarkleur, afkomst, medische gegevens of een combinatie van persoonsgegevens.
Verwerking: Onder een verwerking valt elke activiteit met betrekking tot u persoonsgegevens, zoals het vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, wissen of vernietigen van persoonsgegevens. Dit betekent dat (bijna) alles wat met persoonsgegevens wordt gedaan, een verwerking is.
Verwerker: Boa Vinda B.V. kan ervoor kiezen om een andere organisatie in te schakelen om persoonsgegevens voor hen te verwerken. Bijvoorbeeld door de salarisadministratie uit te besteden, een organisatie het elektronisch patiëntendossier te laten beheren of de declaratie van zorg voor Boa Vinda B.V. te verzorgen. In zo’n situatie verwerkt de ingeschakelde organisatie ten behoeve van Boa Vinda B.V. persoonsgegevens en treedt dan als verwerker op.
Verwerkingsverantwoordelijke: De verwerkingsverantwoordelijke bepaalt de doeleinden waarvoor en de middelen waarmee persoonsgegevens worden verwerkt. Wanneer Boa Vinda B.V. dus beslist ‘waarom’ en ‘hoe’ persoonsgegevens moeten worden verwerkt, is Boa Vinda B.V. verwerkingsverantwoordelijke.
GRONDSLAGEN EN DOELEINDEN
Wij verwerken uw persoonsgegevens niet zonder dat wij daar een specifiek doel voor hebben en de verwerking op een rechtmatige grondslag kunnen baseren. Een rechtmatige grondslag wil zeggen dat er een reden is in de wet om persoonsgegevens te verwerken. Wij verwerken uw persoonsgegevens alleen op basis van één van de volgende grondslagen:
- De uitvoering van de overeenkomst die we hebben gesloten. Deze grondslag is voor Boa Vinda vaak van toepassing omdat u als cliënt een medische behandelovereenkomst met ons aangaat. Hiervoor is het noodzakelijk dat wij uw gegevens verwerken.
- In bepaalde gevallen hebben we ook een wettelijke verplichting om bepaalde persoonsgegevens te verzamelen, te delen en te bewaren.
- Het komt ook voor dat wij persoonsgegevens nodig hebben omdat wij daar een gerechtvaardigd belang bij hebben. In dat geval hebben we een afweging gemaakt tussen het belang van Boa Vinda B.V. en uw belang als betrokkene.
- In sommige gevallen vragen wij toestemming om uw persoonsgegevens te mogen verwerken. Dit kan bijvoorbeeld als Boa Vinda B.V. uw persoonsgegevens met een andere organisatie wil uitwisselen, maar daar geen wettelijke plicht of gerechtvaardigd belang voor heeft. U kunt uw toestemming te allen tijde in trekken. De toestemming die u gevraagd wordt, is tevens de toestemming om het medisch beroepsgeheim te mogen doorbreken.
- Als er een taak van algemeen belang of taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag vervuld moet worden waarvoor de verwerking van uw persoonsgegevens noodzakelijk is, mogen de persoonsgegevens verwerkt worden.
Daarnaast moet het doel van de verwerking van de persoonsgegevens duidelijk en voor de verwerking zijn omschreven. De verzamelde persoonsgegevens moeten noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor deze gegevens worden verzameld. Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- Het kunnen verlenen van de juiste hulp- en dienstverlening in het kader van de dagbesteding bij Boa Vinda B.V.;
- Het verlenen van toegang tot de website en het gebruik maken van de functionaliteiten op de website;
- Om ervoor te zorgen dat de begeleiding en dagbesteding verantwoord kunnen worden aan de gemeente;
- Het beantwoorden van vragen die gesteld zijn via bijvoorbeeld de website, e-mail of telefonisch;
- Het behandelen van klachten die zijn ingediend via onze klachtenprocedure.
WELKE PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN WIJ?
Boa Vinda B.V. verwerkt als verwerkingsverantwoordelijke verschillende categorieën van persoonsgegevens. Zo verwerken wij onder meer:
- NAW-gegevens (naam, adres, woonplaats, postcode);
- E-mailadres;
- Telefoonnummer;
- BSN;
- Polisnummer;
- Medische gegevens;
- Gegevens over indicatie, vanuit de Wmo en PGB vanuit de Wlz;
- Informatie over de woonsituatie;
- Administratieve gegevens over de betaling van de eigen bijdrage;
- Bank- en/of girorekeningnummer;
- Uren verleende zorg.
Wij verwerken persoonsgegevens van onder andere onze cliënten, medewerkers en bezoekers van onze website. Boa Vinda B.V. kan deze persoonsgegevens zelf van u hebben verzameld of ontvangen van andere organisatie waarmee zij samenwerkt. In sommige gevallen is het nodig om uw persoonsgegevens met andere partijen te delen. Wij zullen de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken indien u hiervoor geen toestemming heeft gegeven, tenzij dat wettelijk verplicht is of noodzakelijk is in het kader van een overeenkomst die u met ons sluit. Om verwerking van uw gegevens voor de hierboven genoemde doeleinden mogelijk te maken, kunnen de gegevens die u aan ons verstrekt wel intern gedeeld worden. Onze medewerkers zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van uw gegevens te respecteren en zich te houden aan de vastgestelde doeleinden voor verwerking.
HOE LANG BEWAREN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is. Dit doen wij op grond van een wettelijke grondslag of op grond van vastgestelde criteria. Dit betekent onder meer het volgende:
- Wij bewaren uw medisch dossier met daarin uw medische gegevens 20 jaar op grond van de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst en 15 jaar op grond van de Wet maatschappelijke ondersteuning;
- Wij bewaren de financiële administratie en de daarbij horende gegevens 7 jaar, conform de fiscale bewaarplicht.
Na afloop van de bewaartermijn worden uw persoonsgegevens vernietigd.
WELKE RECHTEN HEEFT U?
Als betrokkene heeft u bepaalde rechten ten aanzien van de verwerking van uw persoonsgegevens. Deze rechten kunt u uitoefenen tegenover Boa Vinda B.V. U heeft de volgende rechten:
Recht op informatie
Persoonsgegevens moeten rechtmatig, eerlijk en op een transparante manier worden verwerkt. U heeft als betrokkene het recht om daarover te worden geïnformeerd. Dit kan via een privacyverklaring, maar ook via een informatiefolder.
Recht op inzage
U heeft als betrokkene het recht om aan Boa Vinda B.V. te vragen of wij uw persoonsgegevens verwerken. Als dit het geval is, heeft u het recht op toegang tot (een kopie van) de verwerkte persoonsgegevens. Indien u inzage wilt in uw medisch dossier, dan ontvangt u een kopie van uw medisch dossier.
Recht op rectificatie en aanvulling
Als betrokkene heeft u het recht om persoonsgegevens te laten corrigeren als deze onjuist of onvolledig zijn of om een aanvulling te laten doen in uw medisch dossier. Dit recht omvat het feit dat onvolledige gegevens mogen worden aangevuld, door middel van een aanvullende verklaring, zodat de persoonsgegevens compleet en juist zijn. Denk hierbij aan het corrigeren van een verkeerd genoteerde postcode of een verkeerd gespelde achternaam.
Recht op vergetelheid en verwijderen van gegevens
Het recht om persoonsgegevens te doen verwijderen, ook wel het recht om vergeten te worden, is geen absoluut recht. Dit houdt in dat u als betrokkene het recht heeft om persoonsgegevens te laten verwijderen in het geval dat één van de volgende redenen van toepassing is:
- De persoonsgegevens zijn niet langer noodzakelijk met betrekking tot het doel waarvoor ze oorspronkelijk zijn verzameld of verwerkt;
- U als betrokkene de door u gegeven toestemming intrekt en er geen andere wettelijke grondslag is voor de verwerking;
- U als betrokkene bezwaar maakt tegen de verwerking van uw persoonsgegevens en er geen doorslaggevende legitieme redenen zijn voor de verwerking;
- De verwerking van de persoonsgegevens onrechtmatig is;
- De persoonlijke gegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
In het geval van uw medisch dossier, geldt een bewaartermijn van 20 jaar. U kunt een verwijderverzoek indienen, maar Boa Vinda B.V. zal in dat geval altijd moeten beoordelen of de gegevens nog nodig zijn in het kader van de begeleiding/dagbesteding. Alleen wanneer de gegevens niet meer nodig zijn kunnen deze verwijderd worden, tenzij er belangen van andere zijn die zwaarder wegen.
Recht om de verwerking te beperken
U heeft als betrokkene het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken in het geval dat één van de volgende redenen van toepassing is:
- De nauwkeurigheid van persoonsgegevens wordt betwist door de betrokkene;
- De verwerking onrechtmatig is en betrokkene verzet zich tegen het verwijderen van de persoonsgegevens;
- Boa Vinda B.V. heeft de persoonsgegevens niet langer nodig.
Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Het recht op overdraagbaarheid van gegevens stelt u als betrokkene in staat uw persoonlijke gegevens voor uw eigen doeleinden te verkrijgen en hergebruiken voor verschillende diensten, maar is alleen van toepassing:
- Op persoonsgegevens die door de betrokkenen verstrekt zijn aan Boa Vinda B.V.
- Wanneer de verwerking is gebaseerd op toestemming van de betrokkenen of voor de uitvoering van een overeenkomst;
- Wanneer de verwerking op een geautomatiseerde wijze wordt uitgevoerd.
Op het moment dat de verwerking rechtmatig is, kunt u als betrokkene op elk moment bezwaar maken tegen de verwerking, ofwel het gebruik, van uw persoonsgegevens. Dit is alleen van toepassing:
- Als Boa Vinda B.V. uw persoonsgegevens gebruikt voor direct marketing of profilering voor marketingdoeleinden. Denk bij directe marketing aan het versturen van bijvoorbeeld reclame- en informatie e-mails.
- Als er sprake is van een specifieke situatie. Dit kan alleen als Boa Vinda B.V. uw persoonsgegevens verwerkt op grond van een taak van algemeen belang of op grond van een gerechtvaardigd belang. Wanneer u bijvoorbeeld meedoet met een onderzoek, maar achteraf blijkt dat een kennis als onderzoeker bij het centrum werkt, kunt u bezwaar maken tegen de verwerking.
UITVOERING VAN UW RECHTEN
Indien u gebruik wilt maken van uw rechten, kunt u een verzoek indienen via administratie@boavinda.nl Om u het beste van dienst te kunnen zijn, is het van belang dat een verzoek helder en concreet geformuleerd is. De Autoriteit Persoonsgegevens heeft een voorbeeldbrief van een verzoek opgesteld die u via deze link kunt inzien. Wij zullen binnen een maand aan uw verzoek voldoen. Deze termijn kan echter worden verlengd om redenen die verband houden met de complexiteit van het verzoek en het aantal verzoeken. Als wij deze termijn verlengen, zullen wij u daarvan binnen één maand na ontvangst van uw verzoek op de hoogte stellen.
HOE BEVEILIGEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?
Beveiliging van uw persoonsgegevens is voor ons van groot belang. Wij zorgen ervoor dat uw persoonsgegevens goed beveiligd zijn bij ons. Wij handhaven beveiligingsmaatregelen volgens de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen (waaronder fysieke, technische, elektronische en administratieve maatregelen) die geschikt zijn om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, vernietiging, misbruik en/of ongeautoriseerde toegang.
Wij beperken de toegang tot persoonsgegevens tot de bevoegde medewerkers die deze informatie nodig hebben voor de uitvoering van hun taken. Uw persoonsgegevens worden uitsluitend in opdracht verwerkt door onze medewerkers en al onze medewerkers zijn onderworpen aan een geheimhoudingsplicht. Wij voeren risicoanalyses uit binnen ons kwaliteitsmanagementsysteem op de processen binnen Boa Vinda B.V. en bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk.
HOE KOM JE MET ONS IN CONTACT?
Indien u contact op wenst te nemen met Boa Vinda B.V. kan dat via onderstaande algemene gegevens.
Locatie Spijkenisse
Achterstraat 9A
3201 BM Spijkenisse
Locatie Hellevoetsluis
Rijksstraatweg 151
3222 KC Hellevoetsluis
Heeft u vragen over het gebruik van uw persoonsgegevens of wilt uw gebruik maken van uw rechten? Neem dan contact op met ons via administratie@boavinda.nl
Bent u het niet eens over de wijze waarop uw persoonsgegevens verwerkt worden door Boa Vinda B.V.? Dan kan u hierover een tip of klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de website: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/voordat-u-een-klacht-indient
WIJZIGING VAN DE PRIVACYVERKLARING
Vanwege wijzigingen van wettelijke vereisten en/of het veranderen van onze diensten, behouden wij ons het recht om de privacyverklaring aan te passen. Voor zover de wijzigingen van de privacyverklaring worden beschouwd als wezenlijk en belangrijk, wordt u hierover op onze website geïnformeerd. Een actuele versie van deze privacyverklaring is altijd te vinden op: Boa Vinda – Het portugese woord voor welkom (ouderenzorgboavinda.nl)